Velen zullen het herkennen: je begint na een heerlijke vakantie weer aan je werk en het eerste wat je ziet is een inbox die uit zijn voegen barst door alle mails die je tijdens je vakantie hebt ontvangen. Uit onderzoek blijkt dat overvolle inboxen een stressverhogende factor hebben, wat natuurlijk haaks staat op het gevoel dat je hebt na een rustgevende vakantie. Gelukkig is er met de juiste vorm van time management iets aan te doen. Lees dan ook snel verder voor handige tips, onder andere van time management expert Björn Deusings.
Mensen met een beroep waarbij veel gemaild wordt, zien er al tegen op om ’s ochtends hun mail te openen, omdat ze dan overspoelt worden met een berg nieuwe mailtjes. Vaak wordt op de avond ervoor al de inbox gecheckt met smartphone of tablet om enigszins voorbereid te zijn op wat er de volgende dag gaat komen… of om die nieuwe stroom met mail al vast voor te zijn. Heb je inmiddels een achterstand in het beantwoorden van je mail opgelopen waar je moedeloos van wordt? Er is gelukkig wat aan te doen!
Het liefst zou je misschien je hele inbox deleten en met een schone lei beginnen als deze vol staat, maar dat is wat rigoureus. Toch kun je in je inbox een map aanmaken bestemd voor mail vanaf drie weken terug, bijvoorbeeld genaamd: `Mail tot 1 september 2021’. Hier kun je alvast alle mail onder scharen van voor die datum. Wat overblijft is de mail vanaf 3 weken geleden tot nu, en dat lucht alvast op. Het zal je verbazen hoe weinig vragen er nog naar voren komen uit die map van voor 1 september 2021.
Maak een aparte map aan voor CC-mail
CC-mail is niet alleen aan jou gericht en er zit niet direct een actie aan vast die door jou uitgevoerd moet worden. Als iemand iets van je verwacht dan mailt hij of zij alleen jou. Daarom kun je een regel aanmaken om CC-mail automatisch door te verwijzen naar een aparte CC-map in je mail, zodat je die mail kunt lezen op een tijdstip dat je daar zelf voor gepland hebt. Reserveer dan wel een vast tijdstip in je agenda zodat je die CC-map niet vergeet te lezen.
Een laatste tip van time management goeroe Björn Deusings is om mails op tijd weg te gooien. Wanneer je op onderwerp sorteert zie je al snel de e-mails die niet meer actueel of relevant zijn. Of er is een hele string van mails over en weer die je kunt overslaan. Die kun je alvast weggooien. Als je je mail op datum sorteert begin dan met de recentste datum eerst. Dit omdat er al van alles opgelost kan zijn vanaf de datum van het originele mailtje.
